在職中の転職面接で平日に休めないときは？日程調整の頼み方・メール例文と退職前に試す方法

結論：辞退や退職を決める前に、代替案を添えて返信する

提示された日時に参加できなくても、すぐに選考を辞退したり、面接時間を作るためだけに退職したりする必要はありません。まずは勤務予定を確認し、実際に参加できる候補を3枠ほど用意して、できれば連絡を受けた当日中に返信しましょう。

在職中の候補者が日程確保に悩むことは珍しくありません。2026年に転職活動経験者515人を対象に行われた民間調査では、78.6％が在籍中に活動し、42.7％が業務多忙による面接時間の確保・調整に難しさを感じていました。ただし、全年代のWeb調査であり、20〜30代全体を代表する数字ではありません。レバレジーズの調査

日程変更が選考にどう影響するかは、連絡の早さ、変更回数、候補の出し方、面接官や他の候補者の予定などによって異なります。不利にならないとは断言できませんが、参加できないまま返事を遅らせるより、面接を希望する意思と代案を早めに伝えるほうが調整を進めやすくなります。dodaの面接日程変更Q&A

まず「確定前」か「確定後」かを確認する

応募先から複数の候補を提示されただけなら、まだ面接日時は確定していません。「どの候補にも参加できない」と伝え、別の日時を相談します。

一方、「○月○日○時で確定しました」と合意した後の変更は再調整です。業務予定の変更などが分かった時点ですぐ連絡し、簡潔にお詫びを添えましょう。前日や当日など直前の場合は、メールに加え、応募先から指定された電話番号への連絡も検討します。

返信前に参加可能な時間を整理する

カレンダーを見ながら、次の項目を整理します。

参加できる日時を3枠以上用意する
「18時30分以降」のような開始可能時間と、終了期限を確認する
対面の場合は移動、着替え、受付の時間を見込む
オンラインの場合も接続テストと静かな場所の確保を含める
就業前後、所定休日、土日のうち相談できる範囲を決める

候補は「2026年9月16日（水）18:30以降」のように、年月日、曜日、時刻を明記します。曜日は送信前にカレンダーで照合し、実際には参加できない枠を埋め合わせのために書かないことが大切です。

企業の運用は一律ではありません。パナソニックグループは就業後や休日を個別に相談でき、オンライン面接も実施すると案内しています。一方、オリンパスは通常オンライン面接でありながら、土日は原則実施せず、平日9時～17時が多いとしています。オンラインの可否と時間帯の柔軟性は別々に確認しましょう。パナソニックグループの採用FAQ／オリンパスの採用FAQ

日程調整メールの書き方

順番は「連絡へのお礼→面接を希望する意思→提示日時が難しい旨→代替候補→別の方法の相談→結び」とすると伝わりやすくなります。理由は「在職中の業務都合」で十分です。病気、出張、家族事情など、事実でない理由を作る必要はありません。

提示された候補がすべて難しい場合

件名：面接日程のご相談（氏名）

株式会社○○
採用ご担当者様

お世話になっております。○○職に応募しております○○です。
面接日程をご連絡いただき、ありがとうございます。
ぜひ面接の機会をいただきたく存じます。

恐れ入りますが、在職中の業務都合により、
ご提示いただいた日時での調整が難しい状況です。
以下の日時でご調整いただくことは可能でしょうか。

・○月○日（○）18:30以降
・○月○日（○）8:00～9:00
・○月○日（○）終日

対面での調整が難しい場合は、オンライン面接の可否も
ご相談できましたら幸いです。

お手数をおかけしますが、ご検討のほどお願いいたします。
氏名／電話番号／メールアドレス

確定後に変更をお願いする場合

件名：面接日程変更のお願い（氏名・○月○日予定）

株式会社○○
採用ご担当者様

お世話になっております。○○です。
○月○日（○）○時に予定いただいている面接について、
業務予定の変更により参加が難しくなり、ご連絡いたしました。
確定後のお願いとなり、申し訳ございません。

可能でしたら、以下のいずれかへ変更をご相談できますでしょうか。
・○月○日（○）○時～○時
・○月○日（○）○時以降
・○月○日（○）終日

面接を希望する意思に変わりはございません。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

例文は、企業名、担当者名、面接形式、参加可能日時を事実に合わせて置き換えてください。

現職への影響を抑えて時間を作る順番

まず、所定休日、有給休暇、半日休暇、就業前後、オンライン面接、土日対応の順に、自分が利用できる方法を確認します。勤務先に制度がある場合は、時間単位の年休も候補です。

年次有給休暇の利用目的は原則として労働者の自由ですが、申請方法や時期は就業規則に従う必要があります。また、事業の正常な運営を妨げる場合には、使用者が別の時季へ変更できることがあります。厚生労働省「年次有給休暇をとる条件は？」

時間単位年休は全企業で当然に使える制度ではありません。事業場に労使協定がある場合に、年5日まで利用できます。対象者、申請方法、取得単位は勤務先の就業規則や人事窓口で確認してください。厚生労働省「年次有給休暇を時間単位でとるには」

現職には年休の目的を必要以上に伝えず、決められた手続きで申請します。無断離席や勤務時間中の無許可の面接は避け、会社のPC、メール、電話、会議室を転職活動に使わないようにします。応募先にも、顧客名、未公表案件、売上、社内予定などの機密情報を伝えないでください。

失敗しやすいポイント

「行けません」だけで返信する

面接意思が伝わらず、担当者も再調整できません。複数の候補または「翌週以降の平日18時以降」のような時間幅を添えます。

土日や夜間だけを一方的に指定する

休日や就業後に対応できる企業もありますが、平日日中のみの企業もあります。希望として相談し、難しい場合に備えてオンラインや半日休暇も検討しましょう。

確定後の変更を繰り返す

現場社員や役員を含む面接は再調整の負担が大きく、選考の進行が遅れる場合があります。勤務予定と移動時間を確認してから候補を出し、変更が必要なら判明後すぐに連絡します。dodaの面接日程変更Q&A

面接時間のために先に退職すべき？

退職すれば日中の時間は増えますが、内定時期は確定しません。日程問題だけを理由に決める前に、応募先への時間帯相談、オンライン面接、休暇制度、エージェント経由の調整、複数社の面接を同日にまとめる方法を試しましょう。

それでも退職を検討するなら、無収入期間の生活費に加え、健康保険、国民年金、住民税、面接交通費を確認します。雇用保険の基本手当は退職すれば自動的に受け取れるものではなく、加入期間や求職状態などの要件があります。厚生労働省の基本手当Q&A

正当な理由のない自己都合離職では、求職申込み後の7日間の待期に加えて原則1か月の給付制限があり、条件によっては3か月となる場合があります。受給資格、支給額、入金時期は住所地を管轄するハローワークで確認し、確認前の給付を生活費として確定扱いしないようにしましょう。ハローワークの雇用保険FAQ

次の勤務先の健康保険にすぐ加入しない場合は、任意継続、国民健康保険、家族の健康保険の被扶養者という選択肢があります。協会けんぽの任意継続には、原則として退職翌日から20日以内などの要件があります。全国健康保険協会「任意継続」

また、20歳以上60歳未満で厚生年金から外れ、配偶者の扶養にも入らない場合は、原則として国民年金の手続きが必要です。日本年金機構「国民年金に加入するための手続き」

社会保険や税の扱いは、年齢、退職日、家族状況、居住自治体、前職の保険者などで異なります。勤務先、ハローワーク、健康保険者、市区町村、年金事務所などへ個別に確認してください。

今日できる小さな一歩

スマートフォンのカレンダーを開き、移動や接続準備も含めて参加できる日時を3枠書き出してください。そのままメール例文へ実際の日時を入れ、面接希望の意思と一緒に返信します。

平日に休みにくいことだけで、直ちに選考を諦める必要はありません。まずは正確な事情を簡潔に伝え、応募先が選べる代替案を提示するところから始めましょう。